Una factura de autónomo correcta lleva numeración correlativa, fecha, datos fiscales de emisor y receptor, descripción del servicio, base imponible, IVA y, si el cliente es empresa o profesional, la retención de IRPF que corresponda. Lo que cambia en 2026 no es el contenido básico, sino la forma de emitirla: el software de facturación pasa a estar regulado y los plazos ya tienen fecha. Aquí tienes la factura paso a paso, con un ejemplo con números y lo que debes preparar antes de que lleguen las obligaciones nuevas.
En resumen
- Debes emitir factura siempre que el cliente sea otro empresario o profesional, o cuando te la pida para ejercer un derecho fiscal. Con particulares también es lo habitual, salvo regímenes especiales como el recargo de equivalencia.
- La retención de IRPF en 2026 es del 15% con carácter general y del 7% para los nuevos profesionales durante sus dos primeros años y para otros supuestos concretos.
- Los programas de facturación deberán cumplir Veri*Factu: el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto.
- La mayoría de autónomos personas físicas no necesita contabilidad mercantil completa: bastan los libros registro del IRPF y del IVA, bien al día.
Tabla de contenidos
- Cuándo tienes que emitir una factura
- Qué datos debe llevar una factura completa
- IVA e IRPF en la factura: un ejemplo con números
- Retención de IRPF: 15% o 7%
- Factura simplificada: cuándo sirve y cuándo no
- Facturas entre autónomos y con clientes de la UE
- VeriFactu: lo que cambia en tu programa de facturación
- Factura electrónica entre empresas: el calendario
- Contabilidad para autónomos: menos complicada de lo que parece
- Nuestra perspectiva: la factura es el principio de todo
- Cómo te ayuda Nexio a emitir tus facturas
- Errores frecuentes al facturar siendo autónomo
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Cuándo tienes que emitir una factura
La regla de la Agencia Tributaria es clara: el empresario o profesional debe expedir factura cuando el destinatario es otro empresario o profesional, y también cuando el cliente la pide para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, por ejemplo para deducirse un gasto.
Con clientes particulares, la factura es obligatoria en general. La excepción son los autónomos acogidos a regímenes especiales como el recargo de equivalencia, típico del pequeño comercio minorista. Incluso ahí, si el cliente te pide factura para deducirse el gasto, tienes que dársela.
En la práctica, la pregunta útil no es «¿me la pueden exigir?», sino «¿me conviene tenerlo todo documentado?». Una factura por cada venta o servicio te deja un rastro limpio para el IVA, para el IRPF y para cualquier comprobación posterior.
Qué datos debe llevar una factura completa
Una factura completa incluye, según la guía de Taxdown sobre cómo hacer una factura de autónomo: número, fecha, nombre, NIF y domicilio de las dos partes, la descripción de la operación con el precio sin impuestos, la base imponible, y el porcentaje y el importe del IVA. Si procede, se añade la retención de IRPF.
En formato de lista de comprobación:
- Número y, si usas varias, serie. Correlativo y sin saltos. Si trabajas con series distintas (por ejemplo, una para facturas rectificativas), cada una lleva su propia secuencia.
- Fecha de expedición. Y la fecha de la operación si es distinta.
- Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación. Concreta: «Diseño de identidad visual, 12 horas» dice más que «servicios profesionales».
- Precio unitario sin IVA y, si hay descuentos, cómo se aplican.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota.
- Retención de IRPF, cuando el cliente sea empresario o profesional y tu actividad la requiera.
- Total a pagar y forma de pago.
La ley no obliga a que la factura muestre el importe de la retención ni el total final a cobrar, pero conviene incluirlos. Además, aunque no figuren, el cliente obligado a retener debe aplicar la retención igualmente al pagarte. Si no los pones, aumentas el riesgo de discrepancias entre lo que esperas cobrar y lo que recibes.
IVA e IRPF en la factura: un ejemplo con números
Supón que eres diseñador gráfico y facturas 1.000 € de base imponible a una empresa. Tu IVA es del 21% y aplicas la retención general del 15%.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € | |
| IVA (21%) | 1.000 × 0,21 | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15%) | 1.000 × 0,15 | − 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
La retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el IVA. El cliente no te paga esos 150 € a ti: los ingresa en Hacienda a cuenta de tu IRPF, y tú los descuentas después en tu declaración. El IVA, en cambio, lo cobras y lo ingresas tú en tus liquidaciones trimestrales.
Si aplicaras el 7% en lugar del 15%, la retención sería de 70 € y cobrarías 1.140 €. Por eso conviene saber exactamente cuál te corresponde.
Retención de IRPF: 15% o 7%
El cuadro oficial de la Agencia Tributaria para 2026 fija en el 15% el tipo general para actividades profesionales. El tipo reducido del 7% se aplica a supuestos concretos, entre ellos los profesionales que inician la actividad, durante el año de alta y los dos siguientes, siempre que no hayan ejercido en el año anterior a ese inicio, y a determinados artistas y personal de apoyo técnico que cumplan los umbrales de ingresos fijados.
Tres matices que evitan errores habituales:
- La retención solo se aplica a ciertos clientes. Si facturas a un particular, no se retiene. La retención la practica un empresario, profesional o sociedad.
- Depende de la actividad. No todos los autónomos retienen en sus facturas: lo hacen los que desarrollan actividades profesionales y las demás incluidas en la normativa. Comprueba el epígrafe con el que te diste de alta.
- El tipo reducido requiere comunicarlo. Si te corresponde el 7%, indícaselo a tus clientes, normalmente con un escrito firmado, para que lo apliquen. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu gestor o con la propia Agencia Tributaria antes de emitir.
Factura simplificada: cuándo sirve y cuándo no
La factura simplificada, antes llamada ticket, es una versión con menos datos. Se admite para importes de hasta 400 euros, o 3.000 euros en determinados sectores de venta minorista, según recoge Taxdown.
El error típico es usarla donde no toca. Si vendes a una empresa de otro país de la UE, necesitas factura completa, no simplificada. Y si tu cliente es un negocio que quiere deducirse el IVA, lo prudente es darle siempre la completa con sus datos fiscales.
Facturas entre autónomos y con clientes de la UE
Entre dos autónomos, la factura sigue las mismas reglas: ambos son empresarios o profesionales, así que es obligatoria y debe llevar los datos fiscales de los dos. Lo que cambia es la retención: dependerá de si el que factura realiza una actividad sujeta a ella.
Con clientes de otros países de la UE, el tratamiento del IVA es distinto al nacional y debes expedir factura completa. Antes de emitir tu primera factura intracomunitaria, revisa el tratamiento de IVA que corresponde a tu operación con tu gestor o en la sede de la Agencia Tributaria, porque aquí es donde más se equivocan los que empiezan.
Veri*Factu: lo que cambia en tu programa de facturación
Veri*Factu es el nombre coloquial del Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Si emites facturas con un programa, este deberá estar adaptado. Según el folleto informativo de la Agencia Tributaria, los plazos son:
| Quién | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de contribuyentes que usan sistemas informáticos (incluidos autónomos) | 1 de julio de 2027 |
Lo importante: la obligación recae sobre el sistema informático. No es un trámite que hagas tú a mano, sino una característica que tu software debe cumplir. Por eso, si hoy facturas con una hoja de cálculo o con un programa antiguo, el momento de plantearte el cambio es antes del verano de 2027, no el último mes.
Si quieres ver cómo funciona esta adaptación en un programa concreto, tienes toda la información en nuestra página de software de facturación adaptado a Veri*Factu.
Factura electrónica entre empresas: el calendario
Hay una segunda novedad, distinta de Veri*Factu: la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla este sistema. La implantación es escalonada y se cuenta desde la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente: 12 meses para las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros y 24 meses para el resto.
En la práctica, un autónomo con facturación inferior a ese umbral dispone del plazo largo. Pero no te quedes con la idea de que «todavía falta»: elegir hoy una herramienta que ya emite facturas con formato estructurado y cumple Veri*Factu te evita migrar dos veces.
Contabilidad para autónomos: menos complicada de lo que parece
Mucha gente asocia «contabilidad» con balances y cuentas de pérdidas y ganancias. No es lo normal en un autónomo persona física. Un autónomo no lleva contabilidad mercantil salvo que esté en estimación directa normal con actividad mercantil. Lo habitual son los libros registro del IRPF: ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. Para el IVA, hay que mantener actualizados los registros de facturas emitidas y recibidas.
El hábito que marca la diferencia es llevarlos al día. Según la guía de contabilidad y fiscalidad para autónomos de INEAF, emitir las facturas bien es también una herramienta para controlar la salud financiera del negocio. Quien deja los libros para la víspera del trimestre trabaja a ciegas el resto del año y se arriesga a errores si recibe una comprobación.
Si tu actividad crece y pasas a sociedad, sí necesitarás contabilidad con el Plan General Contable. En ese punto te interesará un programa de contabilidad para pymes que ya esté conectado con tu facturación.
Nuestra perspectiva: la factura es el principio de todo
En Nexio trabajamos con autónomos, pymes, tiendas, restaurantes y e-residentes en Estonia, y vemos el mismo patrón: la mayor parte del estrés contable nace en la factura. Un dato mal puesto en el momento de emitirla se arrastra al libro de IVA, a la declaración trimestral y a la conciliación con el banco.
Por eso defendemos tres ideas:
- Una sola fuente de datos. Si la factura, el gasto escaneado y el movimiento bancario viven en sitios distintos, alguien tiene que teclear lo mismo tres veces. Cuanto más se automatiza esa conexión, menos errores.
- El cumplimiento debe venir de serie. Veri*Factu y TicketBAI no deberían ser un proyecto aparte. Un autónomo no tiene por qué leer el reglamento técnico para emitir una factura válida.
- El gestor, dentro del flujo. Tu asesor trabaja mejor si entra en tu cuenta y ve los datos en tiempo real que si recibe una carpeta de tickets a final de trimestre. Por eso permitimos el acceso colaborativo para gestorías.
No prometemos que el software sustituya el criterio fiscal de un profesional cuando el caso es complejo. Sí creemos que un buen programa elimina el trabajo repetitivo y deja tiempo para las decisiones que importan.
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Cómo te ayuda Nexio a emitir tus facturas
Si quieres dejar de montar facturas a mano, nuestro programa de facturación para autónomos está pensado para este caso: facturas adaptadas a Veri*Factu y TicketBAI, conciliación bancaria automática con IA, escaneo de gastos y acceso para tu gestoría. Puedes probarlo con 14 días de prueba gratuita. Si tienes un bar o un restaurante, consulta también nuestro TPV para hostelería, conectado con la contabilidad.
Errores frecuentes al facturar siendo autónomo
- Aplicar la retención a particulares. No corresponde. Solo se retiene cuando el cliente es empresario, profesional o sociedad obligados a ello.
- Saltar números de factura. La numeración correlativa es un requisito del reglamento de facturación; un hueco obliga a explicaciones.
- Usar factura simplificada con empresas de la UE. Para esas operaciones se exige la completa.
- Describir el servicio de forma vaga. Una descripción clara evita discusiones con el cliente y problemas ante una revisión.
- Esperar al trimestre para registrar. Registrar al momento te permite saber cuánto IVA y cuánto IRPF te quedan por ingresar.
- Ignorar el calendario de Veri*Factu. Cambiar de programa en los últimos días de plazo es más caro y más estresante que hacerlo con margen.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la retención de IRPF en las facturas de autónomos?
Cuando facturas a un empresario, profesional o sociedad por una actividad sujeta a retención, el cliente te descuenta un porcentaje de la base imponible y lo ingresa en Hacienda a tu nombre. Tú cobras menos, pero ese importe lo deduces después en tu declaración de la renta. Si facturas a un particular, no se aplica.
¿Cuál es el porcentaje de retención del IRPF para profesionales?
En 2026 el tipo general es del 15%, según el cuadro de la Agencia Tributaria. El 7% se reserva a supuestos concretos, como los nuevos profesionales en el año de alta y los dos siguientes. Si dudas de cuál te corresponde, confírmalo con tu gestor.
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica para autónomos?
El Real Decreto 238/2026 establece 12 meses desde la orden ministerial para empresas con más de 8 millones de euros de facturación y 24 meses para el resto. Veri*Factu es otra obligación distinta: afecta al software y llega el 1 de julio de 2027 para autónomos que facturan con programa informático.
¿Cómo hacer una factura de autónomo gratis?
Puedes hacerla con una plantilla propia si incluyes todos los datos obligatorios y respetas la numeración correlativa. El problema es el mantenimiento: cálculo de IVA e IRPF, registro y cumplimiento de Veri*Factu cuando sea exigible. Por eso muchos autónomos pasan a un programa; en nuestro caso, con 14 días de prueba gratuita para decidir sin compromiso.
Fuentes
- Agencia Tributaria: obligación de facturar (Manual IVA 2026)
- Agencia Tributaria: cuadro de retenciones del IRPF 2026
- Agencia Tributaria: folleto Veri*Factu
- Agencia Tributaria: 5.12 Veri*Factu
- BOE: Real Decreto 238/2026
- Taxdown: cómo hacer una factura de autónomo
- Taxdown: contabilidad para autónomos
- INEAF: guía de contabilidad y fiscalidad para autónomos